Geheimhoudingsverklaring (NL)
Versie: Januari 2025
0. Algemeen
Deze geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van de Eindgebruikerslicentie van swidg en moet in die context ook gelezen worden. Voor de leesbaarheid van de Gebruiker zijn de bepalingen rond de persoonsgegevens en het gebuik ervan hier in een apart document opgenomen.
1. Persoonsgegevens
1.1 De aanmaak van een Gebruiker vergt het doorgeven van een aantal persoonsgegevens. De Gebruiker ziet erop toe dat deze ten allen tijde correct zijn. Het doorgeven van gebeurlijke wijzigingen is de eigen verantwoordelijkheid van elke Gebruiker, hetzij door dit zelf in de swidg App te doen, hetzij door dit door te geven aan degene die hen toegang verschafte, zijnde Bedrijfsklant.
1.2 De Bedrijfsklanten zien erop toe dat hun eigen gegevens en die van de Gebruikers aan wie zij toegang verschaften ten allen tijde correct zijn.
1.3 Er kunnen op later tijdstip aan de Gebruikers en Bedrijfsklanten bijkomende gegevens gevraagd worden naar gelang deze nodig of nuttig zijn voor het verbeteren van de bestaande dienstverlening of voor uitbreiding van de dienstverlening.
1.4 De persoonsgegevens worden door ons verwerkt in overeenstemming met de privacy policy opgenomen verder in deze gebruikersvoorwaarden.
2. Geheimhouding
2.1 Wij dragen zorg voor uw privacy en handelen hierbij steeds in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische en Europese wetgeving (Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Europese Verordening (EU) nr. 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens).
2.2 Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk opdat de Gebruiker van de swidg App gebruik zou kunnen maken. De rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens wordt derhalve gesteund op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij Gebruiker betrokken partij is. Het niet verstrekken van correcte gegevens maakt gebruik van de swidg App onmogelijk.
2.3 Soorten persoonsgegevens die worden verzameld :
2.3.1 Via de swidg App kunnen onder andere de volgende gegevens verzameld worden: Uw naam, adres, GSM nummer, werkgever, e-mailadres, werkschema, nummerplaat, foto van uzelf, foto van uw wagen, woon-werk afstand.
2.3.2 Daarnaast verzamelen we gegevens over de manier waarop u de swidg App gebruikt. Dit zijn onder meer gegevens m.b.t. het effectieve uitvoeren van de ritten (waaronder datum, tijdstip van de ritten, startpunt en bestemming van de ritten, met welke andere Gebruikers).
2.3.3 Bijkomende gegevens kunnen gevraagd worden voor optimale werking van de swidg App indien dit nuttig of vereist zou zijn voor verbetering of uitbreiding van de bestaande dienstverlening.
2.3.4 Indien de chauffeur in de algemene setting van zijn smartphone de permissies heeft gezet om zijn actuele locatie te delen met swidg, dan kunnen de passagiers de positie van de chauffeur volgen tijdens de reis op een kaartje in de app. Hoe werkt dit: 5 min voor de start van de reis krijgt de chauffeur een notificatie dat zijn locatie gedeeld wordt met de passagiers. De app van de chauffeur stuurt elke 5 sec de actuele locatie door naar het swidg platform tot het geplande einde van de reis. De app van de passagiers vraagt om de 5 sec de laatste locatie van de chauffeur op en geeft dit weer op een kaartje. Het swidg platform bouwt geen profiel op van de reis. Enkel de laatste positie wordt gedeeld met de passagiers. Meer informatie kan gevonden worden in de handleiding (https://www.swidg.com/manual/project-six-6f87e-nmdak-xw7kg-9e68c)
2.4. Doeleinden voor het verzamelen van persoonsgegevens: We gebruiken de gegevens die we uit al onze services verzamelen om onze mobiliteitsdienstverlening aan u te verstrekken, de gevraagde informatie en data te leveren aan de Bedrijfsklant en in het algemeen om verder onderzoek te doen in het kader van duurzame mobiliteitsinnovatie. Zij kunnen eveneens verschaft worden aan de Bedrijfsklant in een geaggregeerde vorm voor het opvolgen van de verandering in het mobiliteitsgedrag, in zoverre deze Bedrijfsklant nog niet over deze gegevens beschikte en slechts in functie van de contractuele verbintenissen tussen ons en de Bedrijfsklant. De verzamelde gegevens worden eveneens gebruikt om onze diensten te onderhouden, te beveiligen en te verbeteren. De verzamelde gegevens kunnen ook op geanonimiseerde wijze worden opgeslagen, verwerkt en verder gebruikt ten aanzien van verder duurzaam mobiliteitsonderzoek.
2.5. Partijen met toegang tot de persoonsgegevens: De verkregen persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden. swidg behoudt zich wel het recht voor om persoonsgegevens over te maken aan bevoegde autoriteiten op hun uitdrukkelijk verzoek.
2.6. Rechten van Gebruiker.
2.6.1 Raadplegen en corrigeren
2.6.1.1 De Gebruiker kan ofwel via de swidg App of via de Bedrijfsklant die Gebruiker toegang heeft verschaft aan het swidg Platform de beschikbare gegevens raadplegen en zo nodig waar toegestaan verbeteren. Voor de raadpleging en zo nodig verbetering van de niet via de swidg App beschikbare gegevens, of om er een kopie van op te vragen, kan de Gebruiker ons kosteloos contacteren via de hieronder uiteengezette contactgegevens, op voorwaarde dat de Gebruiker zich afdoende identificeert. Wanneer de Gebruiker geen toegang meer heeft tot de applicatie heeft de Gebruiker het recht om ons kosteloos te vragen over welke persoonsgegevens wij beschikken, en deze gegevens desgevallend kosteloos te laten corrigeren. De Gebruiker kan dit recht uitoefenen door ons te contacteren via de hieronder uiteengezette contactgegevens, op voorwaarde dat de Gebruiker zich afdoende identificeert.
2.6.1.2 De Gebruiker heeft tevens het recht de hem betreffende persoonsgegevens die hij aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en heeft het recht deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
2.6.2. Wissen van gegevens
2.6.2.1 Bij beëindiging van de overeenkomst tussen ons en de Bedrijfsklant waardoor de Gebruiker toegang kreeg tot het swidg Platform, worden binnen één jaar na deze beëindiging de persoonsgegevens van de betrokken Gebruikers gewist.
2.6.2.2 Een uitzondering wordt gemaakt voor louter boekhoudkundige documenten met een bewaartermijn van 7 jaar waarin persoonsnamen kunnen vermeld zijn.
2.6.2.3 De Gebruiker heeft tevens het recht om van ons de beperking van de verwerking te vragen indien een van de volgende elementen van toepassing is: (a) de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de Gebruiker, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren; (b) de verwerking is onrechtmatig en de Gebruiker verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt ons in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan en (c) wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de Gebruiker heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
2.6.2.4 Wanneer buiten dergelijk geval de Gebruiker zelf niet langer van de swidg App gebruik maakt kan deze ons verzoeken zijn gegevens te wissen, en dit door een aangetekend schrijven aan ons te richten op het adres vermeld onder ‘contactgegevens’, met het ondertekende verzoek in die zin en kopie van het identiteitsbewijs in bijlage. Wij behouden ons het recht voor dergelijk verzoek te weigeren zolang het bewaren van de gegevens nog nodig is voor de uitvoering van enige overeenkomst waarbij de Gebruiker partij is of geweest is.
2.6.3. Klachtrecht: Elke Gebruiker heeft uit hoofde van de Europese Verordening Gegevensbescherming recht om wanneer daartoe aanleiding is een klacht te richten aan de toezichthoudende autoriteit, te weten de Gegevensbeschermingsautoriteit, waarvan de contactgegevens te vinden zijn op de website https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
2.7. Periode van bewaring. De periode gedurende welke de persoonsgegevens bewaard worden loopt tot deze gegevens gewist worden zoals voorzien in de paragraaf hierboven.
2.8. Contactgegevens: swidg is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens en ziet toe op de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de gegevens. Voor privacy en gegevensverwerkende communicatie kan U ons contacteren op het volgende adres: Takeaseat BV – Wechelsebaan 172 – 2275 Lille of via dpo@swidg.com
Vragen? support@swidg.com
Bijlage 1 – Eindgebruikerslicentie
1. Definities
Bedrijfsklant: Bedrijf dat met swidg een contract afsluit waardoor haar Medewerkers de diensten van het swidg Platform kunnen gebruiken.
Medewerker: De natuurlijke persoon die als werknemer of in zelfstandig verband verbonden is aan Bedrijfsklant.
Geregistreerde: Medewerker voor wie Bedrijfsklant een gebruiksrecht koopt bij swidg.
Gebruiker: Geregistreerde die zich op het swidg Platform aangemeld heeft via de swidg App.
swidg Platform: Het software systeem ontwikkeld door swidg dat werkt als een service Platform voor Bedrijfsklanten, Gebruikers, Sponsors en swidg zelf, en toelaat om matches te vinden voor woon-werk verplaatsingen, geplande ritten te beheren en op een gebruiksvriendelijke manier uit te voeren, gedragsverandering naar duurzame mobiliteitsoplossingen te ondersteunen en om beheer en opvolging toe te laten aan Bedrijfsklant. De toegang naar het platform gebeurt via de swidg App en swidg Bedrijfsdashboard.
swidg App: de mobiele app ontwikkeld door swidg die de Gebruiker toelaat om toegang te verkrijgen tot het swidg Platform. Deze App is ontwikkeld voor de operating systems IOS en Android en er wordt naar gestreefd dat deze gebruikt kan worden met de meest recente versies van deze operating systems, zonder daarvoor garanties te verlenen, noch voor het blijven ondersteunen van de werking op oudere versies van deze operating systems. De hardware-vereisten voor het gebruik van deze App kunnen variëren in functie van de ontwikkeling van de software. Er wordt naar gestreefd dat deze App kan gebruikt worden op minstens 85% van de smartphones die werken met genoemde operating systems.
Als referentie hiervoor worden deze bronnen gebruikt: